Ngày nay, sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của các doanh nghiệp, cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ kéo theo nhu cầu về quản lý, lưu trữ tài liệu cũng được coi trọng hơn nhiều. Ngoài ra, để nâng cao tính chuyên nghiệp, nhu cầu tạo email tên miền riêng trong các doanh nghiệp cũng vì thế mà ngày càng tăng cao. Công cụ có thể đáp ứng tất cả những yêu cầu đó của các doanh nghiệp hiện nay có G Suite. Vậy G Suite là gì? Bao gồm những tính năng gì? Làm thế nào để đăng ký tài khoản G Suite một cách đơn giản nhất? Hãy tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết nhé!

G Suite và những tính năng hữu ích của nó

G Suite là gì?

Trước đây, G Suite được biết đến với tên gọi là Google Apps for Work, là bộ sản phẩm “phần mềm dưới dạng dịch vụ” (SaaS) bao gồm tất cả các công cụ năng suất hỗ trợ công việc và cộng tác dựa trên nền tảng điện toán đám mây do Google phát triển dành cho các doanh nghiệp, trường học và các cơ sở giáo dục cùng các tổ chức phi lợi nhuận.

G Suite là gìG Suite là gì?

Bộ công cụ này mang tới cho doanh nghiệp của bạn một phương pháp làm việc và cộng tác với nhau hoàn toàn mới, ở bất kỳ đâu, trên bất cứ thiết bị nào. Đây không chỉ đơn giản là công cụ dùng để tạo email doanh nghiệp và hỗ trợ chat mà còn có thể tiến hành các cuộc gọi video, sắp xếp làm việc, chia sẻ dữ liệu, cùng nhau tạo và sửa các văn bản trực tuyến…. Chỉ với vài bước thiết lập đơn giản, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và tập trung hơn vào những gì thực sự quan trọng.

Khi đăng ký sử dụng G Suite, bạn sẽ được cấp quyền truy cập vào Gmail, chủ yếu là gmail cho doanh nghiệp với tiền miền tùy chọn ưa thích và bộ nhớ Google Drive 30 GB cho mỗi người dùng. Thông qua bộ công cụ này, bạn còn có quyền truy cập vào một số ứng dụng Google phổ biến khác như Google Docs, Sheets, Slides (soạn thảo văn bản, bảng tính và trình chiếu), Calendar (Lịch), Drive (lưu trữ đám mây), Sites (tạo trang web),…

Các tính năng phổ biến nhất của G Suite

Hiện nay, G Suite có rất nhiều tính năng hữu ích, được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, các tổ chức và cơ quan. Tiêu biểu trong đó là Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Hangouts, Google Site, Google Vault. Hãy cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về những tính năng trên ngay dưới đây nhé!

Gmail

Theo thông báo chính thức từ Google, hiện nay dịch vụ điện tử Gmail đã có tới hơn 1,5 tỷ người dùng, trong đó có Việt Nam. Đây là dịch vụ email miễn phí, được quảng cáo hỗ trợ do Google phát triển. Người sử dụng có thể truy cập vào Gmail trên web và sử dụng các chương trình của bên thứ ba đồng bộ hóa nội dung email thông qua giao thức POP hoặc IMAP.

Gmail

Với Gmail, bạn có thể gửi thư nhanh chóng theo thời gian thực. Ngoài ra, công cụ này của G Suite còn giúp bạn lưu trữ một lượng lớn email (hạn chế việc phải xóa mail), quản lý hộp thư ngay cả khi đang offline, lọc thư rác và bảo mật an toàn, hiệu quả,…

Google Calendar

Là một ứng dụng web để quản lý thông tin liên lạc và quản lý thời gian được cung cấp bởi Google. Nó cho phép người sử dụng đồng bộ các địa chỉ liên lạc trong Gmail với một bộ lịch được thiết lập dựa trên web.

Google Calendar

Khi sử dụng Google Calendar, bạn có thể lên lịch, sắp xếp cuộc hẹn, công việc trực tuyến chỉ với vài thao tác vô cùng đơn giản. Đồng thời, Google Calendar cũng cho phép người dùng chia sẻ lịch làm việc cá nhân, đồng thời xem lịch làm việc của đồng nghiệp/cộng sự để có thể chủ động hơn trong công việc.

Google Docs, Sheets và Slides

Là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn phòng trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google. Nó bao gồm ba bộ ứng dụng: soạn thảo văn bản, soạn thảo bảng tính và soạn thảo trình chiếu. Các ứng dụng này cho phép người dùng tạo ra các tài liệu trực tuyến và cho phép chia sẻ với người khác cũng như cho phép trình chiếu trực tuyến thời gian thực và tương tác sửa chữa với mọi người.

Google Docs, Sheets and Slides

Hiện nay, các ứng dụng này còn hỗ trợ sửa các văn bản ngoại tuyến, dù bạn ở bất cứ đâu không có Internet, bạn vẫn có thể mở và sửa chúng nếu đã được lưu trong ứng dụng của bạn gần đây.

Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google. Ứng dụng này cho phép người dùng lưu trữ các tập tin (tài liệu, hình ảnh, video,…) trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với cộng tác viên. Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets, và Slides, một bộ phần mềm văn phòng cho phép chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, bản vẽ, biểu mẫu,…

Google Drive

Google Hangouts

Hangouts là công cụ cho phép người dùng thực hiện các cuộc họp video trực tuyến trên thiết bị di động/máy tính xách tay. Nhờ đồng bộ hóa với các ứng dụng khác của Google nên Hangouts có thể giúp bạn trao đổi thông tin một cách thuận tiện hơn chỉ với vài thao tác đơn giản.

Google Hangouts

Google Site

Google Site cho phép doanh nghiệp tạo ra một mạng nội bộ để dễ dàng chia sẻ, cập nhật và truyền đạt các thông tin, dữ liệu. Ứng dụng này hỗ trợ các loại định dạng như doc, xls, ppt, pdf, txt, csv,…

Google Sites

Google Vault

Đây là một ứng dụng quan trọng đối với người dùng G Suite phiên bản Bussiness và Enterprise. Google Vault cho phép bạn tìm kiếm, trích xuất dữ liệu để có thể tạo ra eDiscovery (Electronic Discovery – khám phá thông tin ở định dạng điện tử).

Google Vault

Bạn có thể mua module này trên Google Apps tùy thuộc vào nhu cầu của mình. Email và những cuộc trò chuyện của bạn sẽ được lưu trữ lại theo chính sách của bạn, ngăn ngừa hành động xóa do vô ý. Bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm nội dung trò chuyện hoặc email liên quan.

Làm thế nào để đăng ký tài khoản G Suite?

Để đăng ký tài khoản G Suite, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Google G Suite. Sau đó, bấm “Get Started” để bắt đầu.

Truy cập vào website chính thức Google G Suite

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp và ấn “Tiếp theo” để chuyển sang bước tiếp theo.

Điền thông tin doanh nghiệp

Bước 3: Hệ thống xuất hiện bảng thông báo. Hãy nhập thông tin liên hệ của bạn (tên, email), sau đó tiếp tục bấm “Tiếp theo”.

Nhập thông tin liên hệ của bạn

Bước 4: Hệ thống hiện thị thông báo với câu hỏi rằng “Doanh nghiệp của bạn có miền chưa?”

Có 3 đáp án, hãy đọc kỹ chú thích bên dưới và đưa ra lựa chọn phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau đó nhấn “Tiếp theo“.

Lựa chọn phù hợp nhu cầu

Bước 5: Nhập tên miền của doanh nghiệp bạn vào khung và nhấn “Tiếp theo“.Nhập tên miền của doanh nghiệp bạn

Bước 6: Thiết lập tài khoản. Chọn “Tiếp theo”

Thiết lập tài khoản

Bước 7: Chia sẻ ý tưởng. Chọn theo nhu cầu của bạn.

Chia sẻ ý tưởng

Bước 8: Điền thông tin đăng nhập và nhớ click “Tôi không phải người máy” , sau đó “Đồng ý và Tiếp tục“.

Điền thông tin đăng nhập

Sau khi thông báo hiển thị trên màn hình như dưới đây thì bạn đã thành công tạo tài khoản G Suite. Hãy “Chuyển tới thiết lập” để thực hiện bước tiếp theo.

Tạo tài khoản G Suite thành công

Bước 9: Chuyển tới bước thiết lập, bấm START (hay BẮT ĐẦU) để thêm người dùng bạn muốn.

Thiết lập

Bước 10: Đăng nhập quản trị viên tên miền.

Đăng nhập quản trị viên tên miền

Bước 11: Thiết lập giá trị các bản ghi DNS theo giá trị Google thông báo, tương tự như dưới đây.

Thiết lập giá trị các bản ghi DNS

Bước 12: Sau khi hoàn thành các bước trên, hãy quay lại trang đăng ký G Suite. Bấm “Verify Domain & Setup Email”.

Hoàn tất thiết lập

Như vậy, bạn đã đăng ký tài khoản G Suite thành công. Với tài khoản này, bạn đã có thể thực hiện đăng ký email google theo tên miền miễn phí.

Quá trình này có thể mất khá nhiều thời gian, khoảng 30 phút đến 24h, điều này phụ thuộc vào tốc độ cập nhật của hệ thống quản lý DNS tên miền.

Mức giá của một tài khoản G Suite là bao nhiêu?

Hiện tại, Google đang cung cấp 3 gói G Suite với các tính năng và mức phí khác nhau. Cập nhật tháng 10/2019, cụ thể như sau:

  • G Suite Basic: Cung cấp 30GB dung lượng lưu trữ cho Gmail và Google Drive. Bao gồm nhiều ứng dụng hỗ trợ công việc như: Shared Calendar, video call, chat,… Tuy nhiên, gói này không bao gồm các ứng dụng: Cloud search, App Maker và Vault. Giá của gói Basic là 50.4 USD/user/năm.
  • G Suite Business: Gói này về cơ bản cũng giống gói Basic nhưng cho phép người dùng lưu trữ không giới hạn trên cloud và có thêm các tính năng Vault và Cloud Search, đồng thời có thể phát triển ứng dụng tùy chỉnh. Giá của nó là 122.2 USD/user/năm.
  • G Suite Enterprise: Đây chính là gói G Suite cao cấp nhất với nhiều tính năng quản lý dữ liệu cao cấp và hệ thống bảo mật toàn diện với giá 300 USD/user/năm.

Mức giá của 1 tài khoản G Suite

Tùy vào mục đích sử dụng cùng như sự cần thiết của các ứng dụng G Suite mà người dùng lựa chọn các gói cho phù hợp, vừa tối ưu tính năng vừa tiết kiệm chi phí.

Những lợi ích của G Suite là gì?

Với những tính năng được giới thiệu ở trên, có thể thấy G Suite đem lại rất nhiều lợi ích, mỗi đối tượng sử dụng khác nhau cũng sẽ nhận được những lợi ích khác nhau.

Đối với người sử dụng

  • Dữ liệu truy cập từ bất cứ nơi nào, trên bất kỳ nền tảng nào có kết nối Internet
  • Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu với dung lượng 30GB hoặc không giới hạn
  • Tránh spam đối với email hiệu quả
  • Trò chuyện hoặc tạo cuộc họp trực tuyến qua Hangouts Chat và Hangouts Video Call
  • Bảo vệ dữ liệu an toàn ngay cả khi có sự cố xảy ra
  • Thao tác soạn thảo văn bản, trang tính, trình bày trực tuyến

Đối với Kỹ sư công nghệ

  • Chi phí cố định rất thấp (chỉ từ 2.5 USD/user).
  • Bởi không cần sử dụng phần cứng nên bạn sẽ tiết kiệm được kha khá chi phí cho việc cài đặt phần mềm, lắp đặt, bảo trì,…
  • Dễ dàng tích hợp các ứng dụng liên quan nhờ nền tảng mở dựa trên công nghệ điện toán đám mây.
  • Không cần trả phí bản quyền.

Đối với doanh nghiệp

  • Tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp
  • Hoạt động hiệu quả trên nền tảng công nghệ thông tin đơn giản, dễ sử dụng
  • Kiểm soát và bảo mật tốt
  • Giúp gia tăng doanh thu từ việc cải thiện hiệu quả quản lý

Như vậy, thông qua bài viết trên đây, hy vọng bạn đã biết được G Suite là gì, các tính năng hữu ích của nó và có thể sử dụng bộ công cụ này một cách hiệu quả trong doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!