Quy trình quản lý kho phù hợp là điều cần thiết cho các doanh nghiệp cần lưu trữ hàng hóa. Các kho vận hành theo quy trình này đương nhiên không phải lo các vấn đề như đụng hàng, thất thoát hàng hóa. Tìm hiểu thêm về quy trình quản lý kho hàng để áp dụng ngay tại đơn vị kinh doanh của bạn.
Mục Lục Bài Viết
Quy trình quản lý kho hàng là gì?
Trước hết nói đến quản lý kho chúng ta cần hiểu khái niệm về kho. Kho hàng là nơi chứa đựng, chứa đựng và bảo quản các loại hàng hóa, vật tư khác nhau của các tổ chức, doanh nghiệp. Cung cấp sản phẩm, hàng hóa kịp thời cho khách hàng. Có thể nói, kho hàng là nơi quan trọng, liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản hàng hóa của người bán.
Quy trình quản lý kho bao gồm quản lý trình tự của toàn bộ hoạt động hàng ngày của kho theo tiêu chuẩn. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của mình, mỗi công ty chọn quy trình riêng. Quy trình này sẽ được áp dụng và đảm bảo tuân thủ trong toàn công ty.
Việc triển khai, theo dõi và giám sát các bước quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết giảm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận và duy trì hoạt động lâu dài.
Quy trình quản lý kho hàng cơ bản
Như đã đề cập ở trên, quy trình quản lý kho hàng là toàn bộ quá trình quản lý các hoạt động hàng ngày. Để quản lý từng công việc, người ta đã thiết lập một trật tự quản lý nhất định. Quy trình quản lý kho bao gồm 7 bước sau:
Bước 1: Nhập kho
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho là nhập hàng, nhập thành phẩm, người quản lý phải kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng thời gian. Đây là bước phải được thực hiện nghiêm túc, kẻo thiếu nguồn cung sẽ ảnh hưởng đến các bước sau:
- Nhãn và thông tin được đặt ở nơi dễ theo dõi nhất
- Số lượng sản phẩm trong mỗi thùng
- Kích thước, trọng lượng tối đa cho 1 kiện hàng thùng…
- Thông thường, thông tin này được cung cấp bằng văn bản bởi nhà cung cấp. Các thông tin trên và thời gian giao hàng sẽ được gửi đến người nhận. Do đó, thời gian nhận hàng và bố trí nhân lực sẽ chủ động hơn.
- Người bàn giao phải cung cấp phiếu xuất hàng khi nhận hàng. Phiếu này sẽ hiển thị thông tin như loại sản phẩm và số lượng cũng như thời gian xuất hàng. Thông tin xác thực này sẽ có hiệu lực nếu được chủ cửa hàng của nhà cung cấp xác nhận.
- Người nhận hàng kiểm tra niêm phong thùng hàng, kiểm tra số lượng và dỡ hàng.
Bước 2: Lưu kho
Bước tiếp theo trong quy trình này là lưu kho. Để thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hóa trong hoạt động của doanh nghiệp, người lao động nên sắp xếp hàng hóa sau một cách hợp lý và khoa học nhất.
Để làm được điều này, khi bốc xếp hàng hóa lên kệ kho hàng, hãy phân loại chúng theo sản phẩm. Bạn có thể sắp xếp từng sản phẩm trên kệ hoặc trên từng kệ riêng lẻ để dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát.
Bước 3: Nhận hàng và thực hiện đơn hàng
Đây là bước tập hợp đủ sản phẩm, hàng hóa để thực hiện đơn hàng của công ty. Tối ưu hóa bước này sẽ giảm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Việc tìm kiếm và lấy hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thực hiện việc bảo quản lưu kho như đã đề cập ở trên. Theo những người có kinh nghiệm, có hai cách nhận hàng:
- Gom hàng theo đơn: Đây là phương thức phù hợp với những đơn vị kinh doanh nhỏ, ít đơn hàng để gom hàng. Kết quả, trưởng kho in phiếu đặt hàng và đưa cho nhân viên tìm hàng đúng chất lượng, số lượng theo quy định.
- Chọn theo cụm: Nhân viên kho sẽ nhóm một số đơn hàng. Sau đó, nó phân loại từng mặt hàng và đưa ra số lượng cụ thể để nhân viên kho đến lấy. Đơn đặt hàng sẽ được chia sau khi tất cả các mặt hàng đã được chọn. Giải pháp này phù hợp với các đơn vị kinh doanh có nhiều đơn hàng cùng lúc.
Bước 4: Đóng gói và vận chuyển
Sau khi lấy hết hàng cần đóng gói để dễ vận chuyển. Bước này rất quan trọng nên phải thực hiện cẩn thận, chính xác tránh cầu toàn. Hãy nhớ rằng gói phục vụ hai mục đích:
- Hàng hóa được đảm bảo an toàn, hạn chế tối đa hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Tối ưu hóa số lượng để giảm thiểu chi phí giao hàng.
Sau khi đóng gói xong, khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đây là thời điểm hàng hóa được ghi nhận xuất kho và nhân viên trừ kho.
Bước 5: Hoàn hàng
Đây là bước không phải doanh nghiệp nào cũng muốn làm, nhưng vẫn có trong quy trình quản lý kho. Khi hoàn hàng, nhân viên kho cần lưu ý những điểm sau:
- Trả lại phải tuân thủ chính sách trả lại và nêu rõ lý do trả lại.
- Hàng hóa trả lại nên được phân loại theo mục đích của chúng, chẳng hạn như sửa chữa, tái chế, tiêu hủy và trả lại nơi sản xuất.
Bước 6: Kiểm tra hàng hóa
Đây là công việc nhân viên kho nên làm thường xuyên để tránh tình trạng thiếu hàng do nhầm lẫn ở các bước trên. Nếu kho hàng luôn gọn gàng và có quy trình kiểm kê khoa học thì việc kiểm đếm hàng hóa sẽ dễ dàng hơn.
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng miễn phí có tích hợp quản lý kho có thể giúp bạn thực hiện công việc này. Với công nghệ hiện đại, tất cả những gì bạn cần là một chiếc máy quét mã vạch và đếm số lượng.
Bước 7: Thống kê và báo cáo
Thống kê và báo cáo cũng rất cần thiết để quản lý cấp cao hiểu được các quy trình quản lý kho. Một số báo cáo kho phổ biến nhất là: Sổ kho, Báo cáo kho, Báo cáo vượt/dưới hạn ngạch.
Lợi ích của quy trình quản lý kho hàng hiệu quả
Tại sao doanh nghiệp nên triển khai quy trình quản lý kho một cách toàn diện? Bởi nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa của bạn sẽ không được chặt chẽ, dễ xảy ra nhiều sơ hở dẫn đến thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến việc kinh doanh và gây ra những hệ lụy lớn. Do đó, doanh nghiệp phải có quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ để hàng hóa được luân chuyển tốt hơn.
Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:
- Giúp các nghiệp vụ, công việc trong kho diễn ra suôn sẻ: Khi thực hiện các quy trình quản lý kho, các bước hay các bộ phận chỉ cần nắm rõ quy trình và thực hiện theo quy trình đã định.
- Giúp thương nhân theo dõi tình hình xuất nhập tồn, số lượng tồn kho, chất lượng hàng hóa với số liệu chính xác. Từ đó, công ty sẽ có chiến lược phù hợp để phát triển.
- Giúp chủ cửa hàng yên tâm làm công việc khác: Nếu quy trình quản lý kho được tuân thủ nghiêm ngặt, nhân viên thực hiện nghiêm túc các bước sẽ tạo tâm lý ổn định cho chủ cửa hàng.
- Quy trình xuất nhập hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp rút ngắn thời gian quy trình, tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí cho doanh nghiệp.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ tạo ra một cách làm việc nhanh nhẹn và chuyên nghiệp từ khâu tìm nguồn hàng cho đến khâu sản xuất sản phẩm.
Bí quyết quản lý kho hàng hiệu quả
Sử dụng nguyên tắc JIT để giảm thiểu hàng tồn kho
JIT là viết tắt của Just-In-Time , nghĩa là “Đúng sản phẩm – Đúng số lượng – Đúng nơi – Đúng thởi điểm cần”.
Trong sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, mỗi giai đoạn của quy trình sản xuất dự định sản xuất một lượng bán thành phẩm và thành phẩm bằng với số lượng cần thiết cho giai đoạn sản xuất tiếp theo. Do đó, hệ thống chỉ sản xuất những gì khách hàng muốn.
JIT cũng chạy qua toàn bộ quá trình từ sản xuất đến bán hàng. Lượng hàng bán ra và dòng hàng xuất đi sẽ khớp với lượng hàng sản xuất ra, tránh tình trạng tồn đọng vốn, tồn kho không cần thiết. Một số công ty có hàng tồn kho gần như bằng không. JIT hiệu quả hơn đối với các công ty có hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại.
Ứng dụng JIT giúp giảm tồn kho và giảm lãng phí nhờ đáp ứng đúng và đủ nhu cầu của khách hàng về sản phẩm, chủng loại và số lượng.
Để áp dụng JIT trong quản lý hàng tồn kho, bạn cần:
- Xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp đầu vào
- Nó hiệu quả hơn đối với các công ty có hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại.
Nhược điểm của JIT là:
- Cạnh tranh rất khốc liệt và nhiều lựa chọn thay thế có những đặc điểm riêng. Khách hàng đang phá vỡ thói quen sử dụng các sản phẩm kế thừa cũ.
- Việc thay dây chuyền thiết bị cho sản phẩm mới quá tốn kém, làm tăng giá thành sản phẩm và kéo dài thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.
Ứng dụng Push và Pull System trong quản lý kho
Trong sản xuất, các công ty thường có xu hướng dựa vào nghiên cứu thị trường, sau đó dự báo sản xuất, rồi chuyển sang sản xuất, rồi đẩy ra thị trường tiêu thụ. Khi thị trường biến động hoặc suy giảm, hàng tồn kho sẽ trở thành bài toán nan giải của doanh nghiệp, làm giảm lợi nhuận và ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Trước khi các vấn đề trên phát sinh, giám đốc sản xuất đã nghĩ ra chiến lược hệ thống Push và Pull System để giảm hàng tồn kho, bao gồm:
- Hệ thống đẩy (Push): Cần phải dự báo để sản xuất tương ứng với tiêu dùng. Đồng thời phải có hệ thống tiêu thụ tốt để làm tốt mọi khâu tiêu thụ.
- Hệ thống kéo (Pull): ngừng sản xuất hàng loạt, do đó giảm thiểu vĩnh viễn mức tồn kho.
Ngoài JIT, hệ thống Push và Pull là hai phương pháp mà người quản lý kho có thể xem xét triển khai để hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Cách kiểm soát Bullwhip Effect trong quản lý kho
Bullwhip Effect hay còn gọi là hiệu ứng Bullwhip phản ánh sự khác biệt giữa khối lượng sản xuất của một sản phẩm và nhu cầu thực tế.
Hiện tượng này bắt chước hình ảnh thật của một chiếc roi, trong đó chỉ một lượng dao động nhỏ ở gốc roi dẫn đến một lượng lớn dao động ở đầu roi.
Hiệu ứng bullwhip là hiện tượng thông tin về nhu cầu thị trường đối với một sản phẩm bị bóp méo hoặc khuếch đại trong toàn bộ chuỗi cung ứng, dẫn đến lượng hàng tồn kho dư thừa, ảnh hưởng đến chính sách giá và tạo ra nhu cầu thị trường không chính xác.
Tuy nhiên, sau khi phân tích hiệu ứng Bullwhip và thực hiện các biện pháp cải thiện, các công ty có thể giảm 10-30% hàng tồn kho và trong một số trường hợp có thể đạt mức giảm 15-35%.
Một số phương pháp kiểm soát hiệu ứng Bullwhip
- Chấp nhận và hiểu hiệu ứng Bullwhip.
- Quản lý chặt hàng tồn kho trên thị trường.
- Hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng.
- Quản lý chặt hàng tồn kho trên thị trường.
- Ứng dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực
Quản lý kho chính xác bằng mã QR/mã vạch
Hệ thống kho của một doanh nghiệp sản xuất có nhiều mã hàng, việc quản lý cực kỳ khó khăn và có lượng thông tin khổng lồ như: mã hàng, tên hàng, lô sản xuất, quy trình sản xuất, số lượng/số lô sản phẩm, ngày sản xuất, vân vân.
Khi doanh nghiệp sử dụng QR Code/mã vạch để quản lý kho hàng, thông tin sẽ được tự động mã hóa, nhà sản xuất sẽ in ra và dán khi hàng xuất khỏi kho. Tất nhiên, mã QR này chứa tất cả thông tin về sản phẩm. Mã QR hoặc mã vạch có thể được đọc bằng máy đọc mã vạch hoặc điện thoại thông minh có khả năng chụp ảnh và ứng dụng quét mã vạch chuyên dụng.
Do đó, khi xuất, nhập hàng hóa, nhân viên chỉ cần quét mã QR code/barcode bằng thiết bị chuyên dụng, mọi thông tin sẽ hiện ra. Đồng thời, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và tạo chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm đầy đủ thông tin sản phẩm. Bằng cách này, mọi công việc và quy trình sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Cách quản lý này không chỉ áp dụng cho việc xuất hay nhập kho mà còn áp dụng cho việc kiểm soát hàng tồn kho.
Quản lý kho bằng QR code/barcode là phương pháp quản lý kho thông minh, hiện đại giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu của cách quản lý kho truyền thống. Ngoài ra, việc sử dụng quản lý kho QR Code/Barcode không chỉ đảm bảo hiệu quả quản lý kho mà còn tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân sự cho doanh nghiệp. .
Phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả, mang lại nhiều lọi ích cho doanh nghiệp, hãy tham khảo ngay phần mềm Mento nhé!
Phần mềm Mento giúp doanh nghiệp thay thế việc tính toán thủ công, giảm sai sót, giúp quản lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và lập hóa đơn, cũng như quản lý nhân viên và nhà cung cấp, lưu trữ dữ liệu khách hàng và thực hiện các hoạt động chuyên nghiệp,…
Mento giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng, đẩy nhanh quy trình và tiết kiệm thời gian. Phần mềm cung cấp các tính năng quản lý tuyệt vời như kết nối đa nền tảng, công cụ tối ưu hóa SEO cho các sản phẩm nền tảng thương mại điện tử, bán sản phẩm đa nền tảng, lập báo cáo chi tiết, v.v.
Phần mềm quản lý bán hàng Mento cập nhật doanh thu bán hàng tức thời, dễ dàng theo dõi lợi nhuận sản phẩm, để từ đó, người bán có thể nắm bắt được tình hình lãi lỗ và điều chỉnh chiến lược phù hợp để đạt hiệu quả tối đa.
Nhà bán hàng có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến Mento hoàn toàn miễn phí. Bên cạnh đó, Mento cũng tung ra nhiều chương trình khuyến mãi, cho phép khách hàng mua các gói dịch vụ cực ưu đãi.
Tìm hiểu thêm về Mento theo thông tin:
- Website: https://mento.vn
- Email: hotro@mento.vn
- Hotline: 0975 275 553
- Đ/c: T3 Toà nhà Viettel, 11 Lý Thường Kiệt, Phường Phú Nhuận, Thành phố Huế.
Trên đây là quy trình quản lý kho hàng cơ bản chi tiết cũng như bi quyết quản lý kho hiệu quả cho các doanh nghiệp mới tham khảo. Hy vọng những thông tin chia sẻ trong bài viết này sẽ hữu ích đối với bạn đọc.